Google Workspace: la plataforma para todas las industrias

Además de permitir optar por el tipo de licencia que se adapte mejor a cada necesidad (Basic, Business y Enterprise), Google Workspace se ajusta a requisitos específicos por medio de numerosas herramientas; inclusive, se puede incorporar adds-ons o desarrollar soluciones puntuales con el respaldo experto de un Google partner.

Recursos humanos, retail, marketing y salud –por tratar algunos ejemplos–, ¿cuáles son las prestaciones más importantes de las herramientas de G Suite para estas áreas e industrias?

• Google Drive

Es la nube donde G Suite almacena todo tipo de documentos y permite retomarlos después, compartirlos e, incluso, gestionarlos colaborativamente. De esta forma, una sola versión de un archivo puede transitar un proceso y mantenerse actualizada al mismo tiempo.

Por ejemplo: médicos, auxiliares y personal de enfermería pueden archivar, compartir y documentar sobre la base de historias clínicas, copias digitales de radiografías, TACs, mensajes de voz, videos y estudios para el diagnóstico.

Para una agencia o departamento de marketing, Google Drive resulta vital: permite almacenar y sincronizar un volumen casi ilimitado de videos, imágenes de alta resolución, audios y presentaciones. También, comunicarlos al instante de forma segura, veloz y organizada, respetando timmings precisos y acotados por campañas, convenios o contratos.

• Hojas de cálculo

Es una de las herramientas más versátiles y utilizadas de Google Workspace en las áreas y niveles de cualquier empresa. En marketing, una campaña puede reflejarse a través de una hoja de cálculo con el formato de un calendario que unifique y coordine publicaciones del blog corporativo, en redes sociales, lanzamientos, acciones de e-mail marketing, etc.

En transporte y logística resulta ideal para gestionar presupuestos y costos, o administrar la capacidad y prestaciones de vehículos. Cuando cambia alguna o un grupo de estas variables, permite recalcular automáticamente costos, tarifas de envío. También es posible crear líneas de tiempo para supervisar operaciones y todo tipo de despliegues de campo o internos: equipos de trabajo, vehículos, mercaderías, entre otros.

Para el retail, la actualización de precios, aranceles, tarifas y escalas de descuento es una de las claves del éxito. Mediante el trabajo colaborativo y tiempo real mantienen a los integrantes del staff actualizados e informados automáticamente, incluso sobre la base de datos provenientes de fuentes externas, como el valor de un insumo o la cotización de una moneda extranjera.

Asimismo, permiten asignar roles y permisos para el trabajo colaborativo a integrantes de un equipo interno e, incluso, a proveedores o agentes externos, si es necesario.

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• Google Forms

Esta herramienta óptima para crear un cuestionario con campos personalizables permite administrar datos en tiempo real, generalmente volcándolos a una hoja de cálculo, tabulados y contextualizados.

• En recursos humanos: por ejemplo, para reclutar candidatos a un empleo y, luego, evaluarlos.

• En prestadoras de servicios de salud: para solicitar turnos de atención o reservas, incluso para distintos tipos de aclaraciones o sugerencias.

• En marketing: suele emplearse en numerosas tareas, como definir un buyer-persona con productos, empresas o marcas sobre la base de preguntas cuantitativas y/o cualitativas que puedan mapearse. También, generar encuestas dinámicas de satisfacción del cliente e integrar esta herramienta con otras de automatización de procesos, CRM, etc.
• En retail: encuentra aplicaciones como el seguimiento de devoluciones, entre otras.

• Google Meet

Esta herramienta dejó atrás complejos sistemas de videoconferencia y permite realizar todo tipo de reuniones y entrevistas porque:

• Una oficina de recursos humanos puede entrevistar candidatos que, por lejanía o cualquier razón, no tienen la posibilidad de concurrir a las oficinas. Por la cantidad de usuarios en el mundo, resulta natural que la mayoría tiene acceso a esta herramienta en forma gratuita y no requiere la molesta instalación de ad-ons previo a la conferencia.

• El responsable de expedición puede charlar con sus distribuidores allí donde se encuentren. Gran parte de los celulares cuentan con la posibilidad de acceder a Hangouts, gratis y con excelente calidad.

• Las videollamadas a través de Meet –y las reuniones o capacitaciones a distancia a través de Google Meet– colaboran con los profesionales de la salud en consultas médicas e interconsultas a distancia, conferencias y ciclos de actualización por videoconferencia.
  
  
• En retail –también en las gerencias de recursos humanos– facilita la gestión, particularmente en empresas con oficinas o sucursales en locaciones alejadas. Así es posible mantener al staff permanentemente capacitado y motivado, entre otras cosas.

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• Gmail

El correo electrónico lo emplean todas las áreas y niveles de una empresa, y cobra particular relevancia en las tareas de marketing. Pero, cuando lo hace a través de G Suite, Gmail ofrece la tecnología más avanzada para extraer sus mayores beneficios, como:

• Organizar los correos que se reciben a través de filtros y crear respuestas predeterminadas para preguntas frecuentes. Así, responde rápidamente a gran cantidad de leads y prospectos.

• Gestionar buzones colaborativos, alias o grupos.

• Crear grupos para que distintos miembros de un equipo respondan indistinta o coordinadamente, e incluso generar diferentes firmas para las mismas respuestas.

• Crear diversos perfiles de correo electrónico o priorizar contactos según su importancia.

• Generar repositorios de respuestas indexadas y búsquedas online a través del motor de Google.

Otras herramientas que resultan imprescindibles para cada una de las áreas que se tomaron como ejemplo son:

• Google Maps y Google Translate: para el sector del transporte (planificación de rutas, administración de metadatos, monitoreo de unidades en tiempo real…).
• Google Groups, Google Docs, Google Calendar: para la comunicación y transparencia de gestión en marketing, recursos humanos y salud.

Una gama de funcionalidades que es virtualmente infinita –pues se suman nuevas y se actualizan las existentes de forma constante–, completa la variedad de soluciones con que Google Workspace apuntala la transformación digital de empresas y organizaciones abocadas a cualquier rubro.

Y son los profesionales especializados quienes colaboran en adaptarlas a su modelo de negocios y las necesidades de cada una de ellas.

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