Diferencias entre G Suite Basic, Business y Enterprise

Basic, Business, Enterprise: cada tipo de licencia G Suite va sumando capacidades administrativas y herramientas que se adaptan a todo tipo de organización, desde las PyMEs más pequeñas hasta las grandes corporaciones y organismos gubernamentales. 

¿Pero cuál de estas opciones será la más eficaz y eficiente para cada empresa?

Es la gran pregunta a la hora de avanzar en la transformación digital mediante el poderoso conjunto de aplicaciones inteligentes de Google.

Todas las variantes han sido diseñadas para que los equipos de trabajo se vuelvan más ágiles, comprometidos, colaborativos y productivos. La versión más útil para cada empresa o sector dependerá de varios factores. 

• G Suite Basic

Si bien esta es la licencia básica de G Suite, no por ello es menos potente, y muchas veces resulta más apropiada para organizaciones pequeñas e incluso medianas, pues no impone límites al número de usuarios, por ejemplo.

Tiene funcionalidades básicas que son comunes a las demás versiones. La comprende, antes que nada, el paquete ofimático de Google, pensado para desarrollar el nuevo paradigma de colaboración en línea, trabajo concurrente y en tiempo real.

Permite a un equipo crear, pensar y razonar en grupo a través de una experiencia hiper-conectada.

Incluye soluciones conocidas por los usuarios particulares como Gmail, Calendar, Docs y Meet, entre otras. A ellas se le suman funcionalidades adaptadas al trabajo profesional, como el tipo de almacenamiento en Google Drive, cuentas de e-mail con dominio propio, agendas compartidas y videoconferencias.

Por último, cuenta con herramientas para administrar la suite desde una consola centralizada donde se pueden gestionar cuentas de usuario, realizar ajustes de seguridad, controlar dispositivos móviles y accesos. Además, permiten monitorear tendencias de uso mediante auditorías e informes, así como también recibir asistencia de los expertos de G Suite.

• G Suite Business

Mientras Basic limita el almacenamiento en la nube a 30 GB por usuario, esta capacidad es ilimitada en Business.

Business también introduce Cloud Search, la funcionalidad que aplica a los datos almacenados todo el poder de las búsquedas inteligentes de Google en la nube.

Con este motor de búsqueda es posible rastrear una palabra, por ejemplo. Y en los resultados aparecerán aquellos archivos que la contengan en Drive, Gmail, hojas de cálculo o presentaciones alojados en cualquier parte de G Suite.

Por otra parte y sin lugar a dudas, el tercer escalón con el que Business marca su nivel es Vault, la herramienta enfocada a la seguridad de los documentos y auditoría.

La consola que permite administrar usuarios y dispositivos en Basic se mantiene en Business. Pero Vault suma otra consola más para configurar políticas de cumplimiento y almacenamiento o, entre otras posibilidades, controlar el uso de datos diferenciales según usuarios, equipos, áreas o niveles de la organización.

También, se obtiene Team Drive, la solución que genera espacios compartidos en los que los miembros del equipo pueden almacenar archivos, buscarlos, y acceder a ellos desde cualquier lugar o dispositivo. De esta manera, esos archivos no pertenecen a una sola persona, sino a todo un equipo o área. Si alguno de los miembros se ausenta o incluso si se desvincula de la empresa, la información queda a disposición del resto para continuar compartiéndola y trabajando sobre ella.

Frente a distintas contingencias, que pueden ser legales o administrativas (una fuga de información confidencial, por ejemplo), las funcionalidades de archivado, retención y descubrimientos que se manejan desde la consola de Vault pueden hacer la diferencia.

Otro avance de G Suite Business por sobre Basic es App Maker, la herramienta con sistema "drag & drop", que permite desarrollar aplicaciones, combinar las de la suite, o bien integrar otras nativas de entornos de terceros para, por ejemplo, automatizar rutinas o secuencias de trabajo.

De todas las ventajas, la más destacada por los usuarios es que la capacidad de almacenamiento en la nube pasa a ser ilimitada.

“Recomiendo G Suite Business para la mayor parte de las organizaciones", respondió Andrew Stillman, líder de marketing de productos de G Suite, cuando consultaron sobre las diferencias entre las tres licencias. "Creo que el aumento del almacenamiento y las capacidades de búsqueda mejoradas merecen el costo diferencial de G Suite Business sobre G Suite Basic”.

Si se tiene en cuenta que, según la ONU, las pequeñas y medianas empresas generan el 70% del empleo y la mitad del PBI del mundo, y que un índice similar se registra en Argentina, la recomendación de Stillman se aplica a la gran mayoría de las empresas en el país.

• G Suite Enterprise

Sin embargo, “para las organizaciones más grandes, que desean funcionalidades de avanzada, como establecer reuniones de nivel empresarial entre locaciones remotas, la administración de claves de seguridad y protección adicional de datos, recomendamos G Suite Enterprise”, seguía Stillman.

Enterprise es el nivel más alto y más completo de G Suite. Se ha diseñado para grandes empresas, con necesidades de envergadura en el área de las soluciones colaborativas y de control.

Ofrece una capa de seguridad mucho más profunda y robusta, tanto para archivos que se almacenan en la nube como en la gestión de e-mails.

Para ello, implementa una gran cantidad de funcionalidades para evitan cualquier tipo de filtración de datos. Algunas de ellas pueden rastrear incluso e-mails que incluyan información confidencial, números de tarjetas de crédito, etc. También, configurar acciones a seguir basadas en políticas establecidas, cuando se detecten esos contenidos.

Por su parte, en el plano de las soluciones, Enterprise:

1. Eleva a 250 la cantidad de usuarios en reuniones a través de Google Meet.

2. Permite que esas sesiones se graben y almacenen en Google Drive.

3. Mejora la seguridad de Google Drive sumando un nivel adicional de protección para impedir que personas sin autorización accedan a información confidencial.

4. Permite buscar texto en imágenes, identificar y neutralizar la pérdida de información confidencial incluida en las imágenes analizadas. 

5. Analiza registros de Gmail en BigQuery utilizando consultas avanzadas y personalizadas.

6. Utiliza cifrado S/MIME para incrementar la seguridad del correo electrónico. 

7. Automatiza las tareas de gestión de dispositivos móviles mediante aplicación de reglas personalizadas que se activan cuando se detectan eventos sospechosos. 

• Una Empresa, Varias Opciones

 Otra alternativa por la cual optan algunas organizaciones de cierta magnitud es adquirir distintas licencias y asignarlas a diferentes usuarios, unidades de negocio o departamentos, de acuerdo a su particular actividad o necesidades.

Podría optarse por Enterprise para el nivel más alto o las oficinas centrales de una corporación, y asignar Business a subsidiarias o sucursales, por ejemplo.

Pero siempre, cualquiera sea la decisión final, será el resultado de un análisis en varios pasos, que comenzará contemplando las necesidades reales de la organización, evaluando las alternativas posibles, y recibiendo el asesoramiento profesional más adecuado.

Finalmente, una vez que se haya optado por Basic, Business o Enterprise, lo siguiente será conocer a fondo todas las herramientas disponibles y, sobre todo, utilizarlas para obtener eficiencia, innovación, disminución de costos y ganar productividad.

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