¿Por qué incorporar Google Workspace al área de recursos humanos?

Ya hablamos en blogs anteriores de los principales beneficios de Google Workspace y de cómo impacta en distintas industrias, como por ejemplo en Retail. Hoy, te invitamos a enfocarnos en los principales usos dentro del área de Recursos Humanos. 

Google Workspace es una plataforma amigable e intuitiva, que facilita a las empresas la administración de sus archivos e información. Genera un notable aumento de la productividad y por lo tanto, deriva en una reducción de costos. Además, posee varios niveles de seguridad. Una de las grandes ventajas de la suite de Google es la posibilidad de tener un Gmail con identidad de dominio de dominio (o sea un e-mail con dominio insitucional en lugar de @gmail.com, para que las comunicaciones sean más formales, profesionales y accesibles para empresas de cualquier tamaño.

Dependiendo de la versión que se contrate, ofrece diferentes funciones y características. Las herramientas más conocidas son: Meet, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Groups, Sites y Vault. ¿Cuáles de estas facilitan la tarea de Recursos Humanos? 

• Un área de RR HH más efectiva

El área de gestión de capital humano presta servicios críticos a una organización. Basados en nuestra experiencia, podemos decir que este área puede dar el puntapié inicial en el proceso de Transformación Digital del negocio. Modificar los procesos internos, muchas veces es un catalizador para transformar los procesos que nos vinculan con el ámbito externo, o sea nuestros clientes y proveedores.

Veamos a continuación cómo Google Workspace puede apalancar la mejora de la productividad “desde adentro hacia afuera”. 

• Creación y comunicación de puestos 

Se pueden crear plantillas modelo de reclutamiento desde Google Docs, guardarlas en Drive y compartirlas con todo el equipo. También, difundir la solicitud por medio de Currents. Como beneficio, las descripciones de puestos son creadas, editadas y comunicadas ágilmente, con consenso de la gerencia. Una sola versión del archivo transita todo el proceso y todas las descripciones están centralizadas y son fáciles de acceder. 

• Reclutamiento 

El área solicitante puede crear un formulario específico con Google Forms. Los reclutadores una vez que aprueban la búsqueda, habilitan en Drive una carpeta y comienzan a evaluar a los candidatos.

Si posteriormente se convierten los CV a Google Docs, las personas involucradas pueden realizar comentarios que el resto del equipo verá. Con Google Calendar se coordinan entrevistas y aquellas personas que no pueden asistir físicamente a la reunión pueden hacerlo a través de Meet. De esta manera, el trabajo de reclutamiento se vuelve mucho más colaborativo y la documentación queda accesible para próximas búsquedas. 

• Solicitud de vacaciones o certificación salarial

Con Google Workspace es posible establecer un proceso digital de autogestión del pedido de las vacaciones. Por ejemplo, los empleados completan un formulario con los detalles de su ausencia y los gerentes reciben un mail con el pedido. Utilizando Apps Script, los gerentes disponen de un link embebido en el mismo email de notificación, para aprobar o rechazar los pedidos.

Los empleados y el área de RR HH se notifican de la decisión del gerente, también con un email. Una vez aprobado se dispara el evento en los calendarios del gerente, del empleado y de RR HH. El proceso es análogo al caso de pedido de certificaciones salariales, en el cual el empleado recibe automáticamente en su casilla de Gmail la certificación solicitada.

• Intranet 

El área de RR HH dispone de un Google Site como subdominio (por ejemplo: rrhh.miempresa.com.ar) para centralizar sus procesos fundamentales y ofrecer varias funcionalidades: noticias relevantes, reservorio de archivos (normas de procedimiento, formularios, videos, contactos, etc.) y/o contenidos de capacitación.

Como beneficio, toda la información relevante del área de RR HH se encuentra centralizada, actualizada y es de fácil acceso desde cualquier dispositivo. El sitio permite coordinar múltiples actividades del área y conocer el estado de los proyectos en curso con facilidad.

Éstas son solo algunas de las tareas que pueden mejorar su efectividad con Google Workspace. Te invitamos a leer nuestro e-book sobre ¿por qué elegir Google Workspace?