Gmail nos ofrece numerosas alternativas para proteger correos, priorizar respuestas o gestionar de manera óptima los correos más importantes.
Acostumbrados como estamos a enviar y recibir cientos -miles- de mensajes diarios, a veces olvidamos que no todos son iguales, ni tienen el mismo orden de prioridad: muchas veces nos encontramos con correos sensibles, críticos para el negocio o urgentes. A no desesperar: Gmail nos ofrece numerosas alternativas para gestionarlos con cuidado.
Lo confidencial
Por ejemplo, el modo confidencial permite proteger la información sensible para asegurar que no sea accedida por nadie que no esté autorizado. Entre otras cosas, permite establecer fechas de vencimiento (el mensaje no se ve después de determinado momento), revocar accesos a un mensajes o a sus adjuntos en cualquier momento o limitar de forma tal que el destinatario no pueda reenviar, copiar, imprimir o descargar el contenido.
Cuando se trata de una urgencia, nada mejor que garantizarse de que el destinatario lea el mensaje en tiempo y forma: para eso existe precisamente las confirmaciones de lectura. Un dato: esto suele enviarse a quienes figuran en los campos “Para y Cc”, pero no para aquellos que envían el mensaje en copia oculta (“Cco”) ni para quienes reciben como parte de una lista de distribución o con un alias.
Otra cosa que Gmail puede hacer por nosotros es ordenarnos el correo por orden de urgencia. Para eso, contamos con la función Prioritarios, que nos permite configurar para que los mensajes recibidos se dividan automáticamente en tres secciones: “Importantes y no leídos”, “Destacados” y “Todo lo demás”.
Lo importante
Otra gran herramienta para separar la paja del trigo son las etiquetas de importancia: permiten determinar a simple vista qué es lo que hay que atender primero y hasta se puede programar para que los mensajes con determinadas características (por ejemplo, los que nos envían determinadas personas) se marquen automáticamente como “importantes”.
En este sentido, existe un mecanismo más “humano”: cuando se envía un mensaje verdaderamente importante, hay que señalar eso en el subject, de forma tal que quien lo recibe sepa que no se trata de un correo más del montón. Si existe un deadline, también hay que especificarlo.
En épocas en que el tiempo es un bien muy preciado, poner en práctica estas cuestiones sencillas nos permite enfocarnos en lo urgente y lo importante y así liberar espacio para… dedicarlo a los mensajes divertidos.
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