Vault a fondo


Por Juan Villar Siri   |  

December 21, 2021   |  

Trabajo Colaborativo, Espacio de trabajo, Google Workspace, vault   |  

Una herramienta fundamental para que los administradores de las cuentas Google Workspace puedan proteger los datos.

Google Vault es una pieza clave para los administradores de Google Workspace: es lo que permite tener bajo control toda la actividad y las acciones de cada uno de los usuarios que se definan: desde búsquedas y mensajes al histórico de exportaciones de archivos o los documentos.

Esto puede resultar fundamental cuando exista una auditoría interna, cuando haya que demostrar algo ante alguna autoridad regulatoria o incluso ante un problema judicial.

Por lo pronto, Vault permite hacer un seguimiento del contenido importante, así como retener, buscar y exportar los datos de lo ocurrido con aplicaciones determinadas tanto en las ediciones Business como Enterprise de Google Workspace.

También habilita la detección electrónica: el proceso de buscar y encontrar información en formato electrónico que, por lo general, se lleva a cabo a partir de alguna investigación en particular o ante la aparición de una demanda legal.

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Protección de datos

En una época en que la transformación digital se impuso, la protección de los datos es fundamental. En ese sentido, Vault habilita la posibilidad de configuración de reglas de retención y de conservación de datos para cualquiera de las aplicaciones de Google Workspace, tanto para un dominio completo como para unidades organizativas específicas.

La información que puede recuperarse abarca incluso las cuentas suspendidas. Es una manera inteligente de reunir lo que podría necesitar el equipo legal y evitar la pérdida de datos debido a la rotación de personal.

Un dato fundamental para tener en cuenta: cuando se da de baja a un usuario, toda la información asociada a su cuenta también se eliminará de Google. Por eso, como práctica recomendada, se aconseja suspender las cuentas de usuario en lugar de borrarlas.

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Presentación sencilla de los datos

Una buena noticia: no hay que ser un experto para entender lo que Vault entrega, ya que es posible exportar contenido a formatos estándares de forma sencilla. Además, es posible hacer un seguimiento continuo de la actividad de los usuarios de Google Workspace y acceder a informes de auditoría para seguir el día a día de la actividad.

Un dato final: se trata de un servicio en la nube, lo que significa que no es necesario descargar ninguna aplicación ni instalar ningún software para obtener los beneficios que propone la herramienta.

Conclusión

Google Vault es una pieza clave para los administradores de Google Workspace porque:

📌 Permite mantener bajo control las acciones y las actividades de los usuarios
📌 Habilita informes de auditoría
📌 Ofrece la posibilidad de recuperar información aún de cuentas suspendidas.

 

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