En anteriores posts ya abordamos el tema del impacto de la transformación digital sobre las personas y su trabajo, en las empresas, sus negocios y en la economía en general.
Es tiempo entonces de profundizar un poco más en las herramientas y procesos para obtener de ella, en este caso por medio de G Suite (nuestra área de expertise), amplios beneficios.
Cuando el responsable del área ofimática toma la decisión de adoptar esta solución, lo hace porque sabe que es la indicada para las necesidades de la compañía. Pero, a partir de ese momento ya no se trata de un proyecto que involucra exclusivamente al área de sistemas, sino de un programa que abarcará a toda la empresa y que deberá alinearse con los objetivos del negocio.
Y es en ese momento cuando los conceptos, la visión y los deseos deben comenzar a cobrar materialidad en el mundo real: la solución comienza a implementarse, la ‘magia’ empieza a funcionar… ¿pero cómo?
Tres programas ineludibles de gestión del cambio logran que el proceso de adopción de las nuevas tecnologías colaborativas se complete con un impacto positivo en las personas y los procesos, ahorrando costos, administrando la transición para minimizar el stress, y garantizando la seguridad a través de las mejores prácticas cotidianas.
El objetivo de un programa de transformación digital es maximizar el ROI de G Suite a través de la incorporación de sus aplicaciones a la actividad cotidiana y al reducir la dependencia de las herramientas que se utilizaron hasta entonces.
Con el uso de las nuevas capacidades de colaboración en tiempo real que ofrece la nube mejorará la productividad, mientras que la eficiencia que obtendrán los usuarios en sus tareas cotidianas incrementará su satisfacción profesional y personal.
Los entrenamientos prácticos, la implementación de soluciones escalables y la consultoría técnica conforman el paquete perfecto con el cual obtener el máximo potencial de G Suite. Lo ideal, basado en nuestra experiencia, es efectuarlo en tres etapas:
Planificación: se evalúan los objetivos estratégicos y los desafíos del negocio específico para alinear la plataforma con las actividades requeridas por área.
Transformación: se brinda un taller dentro del programa que tiene como fin definir los procesos a transformar, diseñar posibles soluciones y desarrollar un plan de acción.
Ejecución: etapa en la que se implementan los prototipos diseñados en el proceso de reingeniería del negocio, se evalúan y mejoran. Se promueve la medición y el seguimiento del plan.
El programa de costos y productividad apunta a ampliar la colaboración y a disminuir el tiempo que se invierte en la toma de decisiones y comunicación a través de los procesos de trabajo en G Suite. También, a reducir los costos de IT, mantenimiento y soporte,
A través de soluciones eficaces y ágiles basadas en la tecnología de Google se renuevan los procesos, la cultura y procedimientos heredados. La transformación, el entrenamiento y el soporte se implementan también en tres etapas:
Evaluación: análisis de las herramientas previas y su migración a G Suite, contemplando tendencias de adopción y el impacto en cada una de las unidades de negocio.
Planificación: diseño de un proyecto de transición y un plan en el que se definirá la segmentación de los usuarios y las ‘olas de transición’ en las que éstos se irán involucrando.
Transición: training orientado a la adopción de las nuevas herramientas, con un intenso uso de la comunicación y el soporte especializado.
No por ser el último este programa de seguridad es de menor importancia. Si bien capacita a todos los usuarios en cuanto a las mejores prácticas en seguridad, éste es el que involucra más directamente a los administradores y responsables IT.
El objetivo es mejorar la seguridad del dominio a partir de un diagnóstico inicial de la configuración, los procesos y procedimientos. Se diseña también, un plan de implementación, mejora y uno de respuesta a eventuales incidentes.
El programa se desarrolla en tres niveles:
Riesgos: brinda las herramientas necesarias para protegerse contra las amenazas de seguridad.
Capacitación: sobre las funcionalidades y políticas de seguridad por parte de los administradores y usuarios finales.
Administración de Incidentes: definición de procedimientos y alertas de seguridad para aumentar la eficacia de las respuestas ante eventuales incidentes.
Estos tres programas son la base de la gestión del cambio empresarial, si de adoptar G Suite se trata. Te los recomendamos para obtener un mayor beneficio de la nube, tanto en el nivel de las apps (SaaS), de la plataforma como servicio (PaaS), como en el de la seguridad que ofrece Google y toda su infraestructura (IaaS).
Son además, el camino más directo, rápido y seguro de volcar al negocio y a la realidad cotidiana todo el potencial de lo que Calyton Christensen definió como ‘innovación disruptiva’: aquella en la que se utilizan tecnologías sofisticadas para trasformar un servicio o un producto que es complicado y caro, en un producto simple y económico.
En MERITI somos especialistas en gestión de cambio y trabajamos para optimizar los resultados en la implementación de G Suite.
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