La transformación digital de nuestra época es, más que una simple modificación tecnológica. Es una revolución, un cambio de paradigma en el sistema productivo y en la vida de las personas. Modifica nuestra subjetividad, nuestros modos de pensar y actuar.
Solo basta con pensar que los espacios de trabajo, cada vez menos, están circunscritos a determinados lugares o momentos. Uno puede trabajar cuándo y cómo quiera. Lo mismo sucede con los momentos de ocio.
¿Cuándo responder un mail de trabajo? Una opción puede ser en el aeropuerto desde tu SmartPhone. ¿Cuándo mirar un capítulo de tu serie preferida? También es posible hacerlo en el aeropuerto desde tu SmartPhone
Este fenómeno, implica en definitiva, que todos debemos repensarnos. Pero, por sobre todas las cosas, que adoptar nueva tecnología requiere un programa de acompañamiento que ayude a las personas a adaptarse a la innovación y sacarle el mejor provecho.
Asimilar una nueva plataforma, un sistema o aplicación de cierta complejidad, requiere siempre algún tiempo y esfuerzo de adaptación. Puede ser mediano o mayúsculo.
Las exigencias necesarias para una buena adaptación dependen de factores como la habilidad de la persona, su flexibilidad, su personalidad y la complejidad o el ‘tamaño’ de lo que es necesario asimilar. Pero, prácticamente, no existe puesto de trabajo que no presente en la actualidad la necesidad de pasar con cierta frecuencia por uno de estos procesos.
Por ejemplo, migrar de un sistema complejo o desactualizado a una solución más moderna y flexible es obviamente un beneficio para cualquier empresa. Sin embargo, atravesar por esos momentos de adaptación es un problema para las organizaciones. La realidad es que se espera superar lo más rápido posible la transición y empezar a obtener resultados positivos de la nueva implementación.
Entonces, el soporte técnico, el asesoramiento adecuado y continuo, la capacitación, el acompañamiento profesional y oportuno en cada paso del proceso, se convierten en la clave del éxito.
Trabajar con especialistas es un factor fundamental. Cuando se tiene la experiencia a su favor, los procesos son mucho más rápidos y efectivos. Los equipos de acompañamiento guían el cambio, prevén los inconvenientes, asesoran y respaldan en el momento, el lugar y la instancia correcta. La meta es evitar dilemas o si aparecen, que no pasen el nivel de la insignificancia.
Gestión’. Implica no sólo considerar el gerenciamiento del cambio, sino particularmente, una sucesión de estadíos coordinados:
Detección temprana de la necesidad del cambio.
Planificación del proyecto.
Comunicación e involucramiento de los actores del cambio.
Monitoreo de avances.
Corrección de desvíos o rediseño del proyecto.
Medición del cumplimiento de los objetivos.
Mantenimiento de los logros.
Finalmente, todo se centra en potenciar el talento humano. Existen diversas estrategias para empoderar a un empleado y que ofrezca lo mejor de sí.
Recompensar: el empleado rendirá más y tendrá más satisfacción si se lo recompensa con algún beneficio o reconocimiento.
Capacitar: toma conciencia de su responsabilidad y aumenta la productividad si se le da la oportunidad de seguirse formando.
Delegar: compartir responsabilidades con los miembros del grupo es imprescindible. Para eso es importante fomentar la confianza en el equipo y formar nuevos líderes.
Comunicar: una buena política de comunicación participa las metas y los valores de la empresa, de modo de poder actuar acorde a ellos.
Además de todo esto, forma parte de la nueva tendencia la necesidad de concebir estrategias individuales para cada empleado, destacar —a veces— la confianza por sobre la competencia y relaciones laborales flexibles, de corto plazo y menos formales, entre otras cosas.
Un aspecto importante: ninguna de esas tareas puede hacerse hoy día de forma efectiva sin tecnología.
Entonces, el rol del departamento de RRHH es fundamental y debe ser capaz de asumir el liderazgo en el proceso. Es que el empoderamiento y la motivación se convierten en factores invaluables en la adopción y operación adecuada de la tecnología. Lo mismo sucede viceversa, la tecnología da posibilidades de acción, desarrollo y creatividad a los empleados, sumando una experiencia positiva con respecto a la compañía.
Implementar G Suite: no es solo un proyecto del área de IT, sino más bien un programa que requiere alinearse con los
objetivos globales del negocio e impulsar el cambio en comportamientos heredados en el tiempo.
Hacerlo con una efectiva gestión de cambio apunta a involucrar a usuarios inspirados al negocio para innovar en los procesos cotidianos utilizando las nuevas herramientas provistas con talleres prácticos, soluciones escalables y consultoría técnica dedicada.
Se requiere una evaluación de los objetivos estratégicos y desafíos del negocio para asegurar el alineamiento con las actividades de capacitación.
Racionalizar costos y ganar productividad: luego de haber migrado a G Suite, muchas empresas se encuentra en posición de consolidar y simplificar su suite de ofimática mediante la eliminación de herramientas heredadas redundantes. Con los especialistas adecuados se puede planificar y ejecutar una transición administrada que logre impactar de modo favorable en los usuarios.
Mejorar la seguridad de tus usuarios: una vez adoptado G Suite, se debe considerar aprovechar todas las posibilidades de seguridad que brinda. Primero que nada es aconsejable realizar una auditoría para organizar un plan de implementación, uno de respuesta a incidentes y un entrenamiento en seguridad.