Gestión de documentos


Por Natalia Di Gifico   |  

February 19, 2021   |  

Trabajo Colaborativo, google Cloud, Espacio de trabajo   |  

¿Cuánto tiempo pierden los equipos en gestionar los documentos?

Trabajar durante horas en un documento para enterarse minutos después de terminar que ya había una nueva versión con modificaciones, buscar un archivo incesantemente y enviarlo sin la tranquilidad de saber que es el correcto, hacer desde cero un material que seguramente ya está almacenado en alguna computadora pero que nadie tiene recuerdo sobre él...

La pérdida de productividad relacionada con la gestión de documentos es enorme y podría tender a crecer en la medida en que las empresas evolucionan en su recorrido hacia la transformación digital y el número de documentos crece exponencialmente. La empresa experta en información inteligente M-Files había determinado en 2019 que el 83% de los trabajadores del mundo debieron recrear al menos una vez un documento perdido que ya existía, mientras otro 45% admitió que la búsqueda de contenidos consume mucho tiempo y representa un enorme desafío. No solo eso: 96% afirmó que tienen algún tipo de dificultad para detectar la última versión de un archivo.

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Google Drive, solución contenida en Google Workspace, representa una solución definitiva a este problema: almacena documentos, imágenes y otros archivos, permite generar unidades compartidas con todos los usuarios potenciales de ese contenido y habilita controles de acceso para garantizar que solo las personas indicadas acceden a los documentos correctos en el momento más oportuno, todo de manera segura. Cualquier cambio que se efectúe sobre un material queda registrado de forma que los demás miembros del equipo pueden detectar quién hizo cada modificación, y automáticamente se sincroniza en la nube, lo que garantiza que la versión accesible es, además, la última disponible.


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Datos de mercado aseguran que los errores en materia de gestión de documentos hacen que se desperdicie el 22% del tiempo útil de la fuerza laboral. Dicho de otra manera: a partir de la implementación de Google Drive, poco más de dos de cada diez horas de sus colaboradores podrán aplicarse a hacer crecer el negocio, mejorar la atención a los clientes o realizar tareas que incrementen valor para su organización.


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