No solo son un verdadero incordio que llevan a errores, pérdidas y desorden: su eliminación también ayuda a cuidar el medio ambiente.
En un mundo cada vez más responsable con el medio ambiente, en el que un consumidor puede elegir comprar en una empresa o no dependiendo de los valores de esta y en que un inversor prefiere colocar su dinero en organizaciones cuidadosas con el planeta y con la comunidad, eliminar los documentos en papel puede ser considerada una acción clave para colaborar con el medio ambiente.
Se estima que cada kilo de papel producido genera una emisión de 3,3 kilos de carbono equivalente y, además, en el proceso suelen destruirse bosques. Incluso desde el punto de vista pragmático, los documentos en papel son una verdadera molestia: se pierden, se cometen errores en la carga de datos, se acumulan sin que nadie los revise, se vuelve imposible obtener análisis a partir de ellos…
¿Qué ofrece Google Workspace al respecto? Formularios online que reemplazan las encuestas o los cuestionarios impresos y agendas y planes de trabajo volcados en Calendar y en Hojas de cálculo que, además, se pueden actualizar de manera virtual para que todos los involucrados se enteren de inmediato y evitar demoras o entrevistas fallidas.
Por supuesto, la necesidad de imprimir documentos tiende a cero cuando pueden compartirse y utilizarse para colaborar en línea (para que esto sea posible, no obstante, es esencial trabajar sobre la cultura de las personas), mientras que las notificaciones pueden enviarse a través de Grupos o publicarse con Sites en lugar de pegarse en las paredes. En un sitio web interno también pueden publicarse manuales de uso completos o los contenidos de una capacitación para los colaboradores.
¿Es imprescindible recibir un documento en papel porque así lo exige un proveedor o un cliente? Se puede escanear desde cualquier lugar a través de Drive con el teléfono móvil y automáticamente comienza a formar parte de nuestros activos digitales.
Con todas estas funcionalidades, en definitiva, Google Workspace juega así otro papel muy importante en la empresa: el de liberarla de los papeles.
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