¿Sepultado por los mails? Google Workspace te da ideas para salir a la superficie


Por Natalia Di Gifico   |  

April 27, 2022   |  

Transformacion Digital, Gestión del Cambio, Gmail, Espacio de trabajo, Google Workspace   |  

Algunos trucos y consejos para gestionar mejor la bandeja de entrada.

A medida que el numerito rojo del ícono de la aplicación de mail crece, las pulsaciones se aceleran: somos conscientes de que cada vez tenemos más mensajes sin responder.

Por suerte, existen algunos trucos que nos ayudan a mantener la bandeja de entrada gestionada y los mails, bajo control. Por ejemplo, Gmail puede archivar automáticamente los correos electrónicos entrantes para que destaquen los mensajes más importantes. Por otra parte, con los filtros es posible eliminar, reenviar, marcar correos o evitar que algunos mensajes queden calificados como spam. Otra opción es aplicar etiquetas a los mensajes que llegan (familia, trabajo, universidad, viajes) y hasta se puede programar para que algunos se archiven en otro lugar de manera automática, para que el usuario los vea cuando él decida.

Cuando el número de mensajes ya supera lo razonable, nada mejor que la función Prioritarios, que divide la bandeja de entrada en tres secciones (Importantes y no leídos, Destacados y Todo lo demás) para que los más relevantes aparezcan en primer lugar. La buena noticia: cuanto más se use esta funcionalidad, más aprenderá y más precisa será. Otra posibilidad: silenciar las conversaciones que ya no nos resultan interesantes o en las que ya aportamos todo lo que nos correspondía.


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Deshacer lo hecho

Ese momento de crispación en que acabamos de escuchar el ruidito de salida del mensaje y nos damos cuenta de que nos equivocamos de destinatario o adjuntamos el archivo incorrecto. Tranquilos: si habilitamos la función Deshacer tenemos hasta 30 segundos para evitar que el material se entregue.

Si la intención es conocer si el destinatario leyó lo que le mandamos, bastará con solicitar una confirmación de lectura, que nos hará llegar correo electrónico con la fecha y la hora en que la otra persona leyó nuestro correo.


Practicidad en el armado

Algunos trucos se aplican para cuando se escriben nuevos correos: las respuestas predefinidas son espectaculares para ganar tiempo cuando uno envía mensajes similares con frecuencia. Y las combinaciones de teclas nos permiten activar algunas funciones en pocos segundos y casi sin esfuerzo.

También es posible convertir los correos electrónicos en tareas con un solo clic y crear fechas de entrega que se mostrarán automáticamente en Calendar.

Algunos trucos sencillos para no desesperar cuando el numerito rojo del ícono crece: tenemos la tranquilidad de saber cómo hacerlo bajar nuevamente.

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