Te acercamos una serie de recomendaciones para que uses Gmail con la máxima productividad y con el mayor profesionalismo.
Más o menos la rutina es así: abrimos el Gmail, escribimos un correo, lo enviamos y recién después de que salió, nos arrepentimos de lo que mandamos. Para romper ese paradigma, es importante considerar estos consejos.
A la hora de leer correos, es importante saber que uno puede cambiar la densidad de la bandeja de entrada, para tener una vista más amplia o compacta de los mensajes, de acuerdo a lo que más nos ayude según nuestra forma de trabajar y de administrarnos.
Y si de ordenar tu cabeza se trata, es posible ocultar las sugerencias que aparecen en la parte superior para que respondas o vuelvas a mirar correos viejos.
Por otra parte, aquellos que necesiten tener a simple vista las etiquetas pueden ampliar el espacio destinado a eso desplazando el panel de Chat al lateral derecho de la bandeja. Y quienes lo deseen, pueden hacer que los mensajes más nuevos aparezcan al principio de una conversación. Para eso, existe una extensión de Chrome Web Store.
Enviar sin pasar vergüenza
¿Acaba de salir un mensaje con errores, expresiones inconvenientes o a un destinatario erróneo? ¡Se puede anular el envío! (debe haber pasado poco tiempo desde que lo mandaste).
Para mandar mensajes también se puede ser más productivo: se pueden establecer plantillas con respuestas prearmadas y hasta con firma en una plantilla (disponible solo en versión web) o mandar mensajes a grupos grandes con una única dirección (habiendo armado previamente el Grupo, que luego se puede usar también para armar reuniones con Calendar).
¿El receptor habla otro idioma? ¡Es hora de probar las herramientas de introducción de texto para que te guíen en la escritura de ese lenguaje!
Adjuntos: que nada se pierda
El problema de los archivos adjuntos grandes (de más de 25MB, el límite “normal" de Gmail) queda resuelto con Drive: se guardan en una unidad compartida y simplemente se envía el link.
Otra opción para ganar productividad es adjuntar un correo electrónico a un mensaje nuevo en lugar de reenviar los mensajes por separado (se pueden adjuntar varios mensajes a un mismo correo).
Con estos consejos tan sencillos lograremos cambiar la rutina. A partir de ahora, abrimos el Gmail, escribimos un correo, lo enviamos y recién después de que salió, dibujamos una sonrisa de satisfacción por haber hecho bien nuestro trabajo.
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