Transportes y G Suite, alianza insuperable

Trabajar a través de múltiples dispositivos, utilizar funcionalidades de administración remota, colaborar en tiempo real y realizar videoconferencias de excelente calidad son algunos de los beneficios cuando se implementa G Suite en una empresa u organización. Sus ventajas impactan en toda la compañía.

Y las áreas de transporte, distribución o logística suelen ser las que más se benefician con la plataforma, incluso cuando interactúan con otras herramientas de Google, accesibles aún para quienes no utilizan G Suite como son, Roads API para Google Maps o Google Translate. Entonces, ¿cómo obtener los mejores resultados?

Conocer con exactitud dónde se encuentra cada vehículo en todo momento es, sin dudas, una gran ventaja y la mejor herramienta para administrar y controlar a una flota. Eso es posible utilizando Roads API para Google Maps, la cual permite monitorear vehículos en tiempo real, trazar coordenadas GPS sobre una carretera integrada a un mapa y, además, recopilar e interactuar con metadatos como por ejemplo, los límites de velocidad vigentes para cada tramo específico.

Las API de Google Maps, e incluso aplicaciones personalizadas que se desarrollan fácilmente con App Maker, permiten también integrar funcionalidades adicionales e, incluso, más específicas, como seleccionar las rutas en función de tiempos de viaje promedio u obtener datos estadísticos acerca del tráfico para una fecha determinada.

En función de lo anterior, la aplicación también puede proporcionar resultados adicionales, como los horarios adecuados para la salida de la unidad o ‘sugerir’ una ruta más efectiva para desviar los vehículos.

Claramente, son herramientas que agilizan la operatoria e incrementan la eficiencia en planificación y cumplimiento de objetivos. A la vez, ofrece un plus a los equipos de atención al cliente…

• Información a destinatarios y actualización del equipo

La posibilidad de estimar horarios de llegada y entrega implica un valor agregado en el servicio a clientes –incluso si se trata de clientes internos–, ya que es una información muy valorada por los destinatarios de los envíos. Y en este caso G Suite vuelve a ofrecer herramientas ideales de alta usabilidad de una manera efectiva y amigable.

Por ejemplo, se puede utilizar Google Sites para crear un minisites o landing pages a través de las cuales los clientes pueden seguir en tiempo real el estado de su envío. La información se puede actualizar mediante hojas de cálculo e incluso incorporar formularios generados en Forms para consultas específicas.

Los equipos internos también podrán valerse de otra plantilla que incorpore hojas de cálculo y formularios para control y seguimiento, incluso para interactuar con los sistemas de facturación y solicitudes de servicio.

• Tarifas y costos certeros

Las hojas de cálculo son una gran herramienta para los responsables de presupuestos que manejan costos (combustibles, peajes, impuestos, etc.), y también para gestionar envíos según variables como capacidad y prestaciones de los vehículos, entre otras. Si cambia alguna o un grupo de estas variables, la hoja podrá, por ejemplo, recalcular automáticamente las tarifas de envío.

Además, se puede crear y compartir una página creada con Sites en la que se actualicen los costos de envío por regiones u otros parámetros. El equipo de ventas también la encontrará muy útil para consultar los aranceles actualizados y estimar costos personalizados para sus clientes.

Este es un excelente ejemplo de trabajo colaborativo y en tiempo real, ya que el equipo que hace las cotizaciones ahorra tiempo, al evitar las hojas de cálculo desactualizadas y con ellas, el riesgo de trabajar con (y comunicar) tarifas erróneas.

• Transparencia y trabajo colaborativo

Es posible usar una bandeja de entrada colaborativa de Google Groups para administrar nuevos clientes, configurar el grupo con temas y etiquetas (solicitudes, facturación o requisitos de carga, por ejemplo), de manera que cuando se suma un nuevo cliente o llega una nueva solicitud de servicio, el administrador lo asigne a un miembro del equipo. Luego, el responsable de la tarea podrá actualizar el proceso mediante otros temas y etiquetas. Entonces el administrador podrá mantenerse al tanto aplicando filtros por temas y etiquetas.

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Esta manera de trabajar mejora, entre otras cosas, la transparencia de la gestión, ya que cada miembro del equipo puede consultar la bandeja, chequear sus responsabilidades, ver con qué clientes están trabajando sus compañeros o qué acciones se completaron para cada solicitud, entre otras posibilidades.

• Asistencia a trabajadores fuera de la empresa

Las copias en papel presentan problemas a quienes trabajan en lugares remotos o fuera de las oficinas. Los manuales de producto, por ejemplo, son imprescindibles a la hora de solucionar problemas pero, a menudo, no hay copias disponibles o bien se pierden, dañan, o quedan desactualizadas...

Una biblioteca alojada en Google Drive elimina esta dificultad y permite centralizar la documentación, que estará disponible para todo el equipo por igual, almacenada en un lugar seguro y rápidamente accesible.

Los trabajadores pueden realizar consultas desde sus dispositivos móviles sin importar dónde se encuentren y ya no perderán tiempo buscando copias físicas. En la oficina, mientras tanto, ya no se necesitará espacio físico para almacenar la documentación o manuales voluminosos, con el consiguiente ahorro en mantenimiento, limpieza, etc.

• Calendarios y rutas

Google Calendar ofrece la posibilidad de administrar calendarios de manera centralizada y enviar actualizaciones automáticas a todos los integrantes del equipo. Un coordinador puede monitorear al grupo, revisar cada evento, e incluir todo tipo de información y comentarios (direcciones, descripciones de cada compromiso, documentación necesaria, novedades, entre otras).

Por su parte, los trabajadores fuera de la oficina se mantienen actualizados desde su dispositivo móvil, y reciben datos como una dirección postal, hacia la cual pueden calcular la ruta utilizando Google Maps.

• Videollamadas para resolución de problemas

Cuando los choferes y sus compañeros se encuentran dispersos geográficamente y alejados cientos o miles de kilómetros de la oficina, las videollamadas de Hangouts son la herramienta perfecta para mantener a unos y otros en contacto, con costo cero.

Si surge un problema, por ejemplo, los trabajadores de campo podrán contar con la ayuda de los expertos en la sede central, sus coordinadores podrán respaldarlos con información en tiempo y forma, y unos y otros compartirán imágenes, sonidos y todo lo que esté sucediendo a su alrededor, en tiempo real.

De esta manera se escala la comunicación y es posible colaborar paso a paso para resolver circunstancias específicas, compartir links de documentación alojada en Drive, etc. Es decir, la comunicación pasa al siguiente nivel y los hechos se muestran y comparten, en vez de transmitirse verbalmente.

• Y mucho más…

En los departamentos de transporte se aplican recursos y formatos de G Suite que son valiosos para la empresa en su totalidad. Pero, hay además otro grupo de particular interés en este caso:

• Google Translate: muchas veces, los transportistas deben cruzar fronteras entre países con lenguas diferentes de la suya. Incluso se manejan documentos y correos electrónicos redactados en otros idiomas. Entonces el traductor de Google se vuelve imprescindible.

• Gmail y Google Groups: una dirección de correo electrónico creada en Google Groups para que los prospectos puedan enviar licitaciones, pedir cotizaciones o propuestas, permite responder colaborativamente. Además, a través de Drive se podrán elaborar respuestas predeterminadas también de manera colaborativa.

• HelloSign: este add-on permite crear campos interactivos que habilitan firmas dentro de Google Docs. Los documentos así firmados se pueden compartir entre colaboradores o enviar por mail, y tienen valor legal. De esta forma se eliminan procesos obsoletos como imprimir, firmar y escanear el documento para devolverlo firmado.

Estas son sólo algunas de las maneras –si bien las más habituales y significativas– con las que G Suite lleva la transformación digital a las empresas de logística y transporte, y/o a los departamentos especializados dentro de empresas de otros rubros.

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