Muchas veces ocurre por malicia. Muchas otras, tan solo por ingenuidad. En un caso o en el otro, el resultado es el mismo: riesgo para el negocio o para los usuarios y una caída en la reputación de tu organización.

La función Data Loss Prevention (DLP, o prevención de pérdida de datos) en Google Workspace permite crear y aplicar reglas para controlar el contenido que los usuarios pueden compartir en archivos fuera de la organización. 

De esta manera, se convierte en un aliado clave para impedir la divulgación -voluntaria o involuntaria- de información sensible, como pueden ser números de tarjetas de crédito o datos de identificación personal.

De la regla a las alertas

El primer paso es definir las reglas de DLP, incluyendo los parámetros que definen qué tipo de contenido es sensible y cómo debe protegerse. Estas reglas aplican a Mi Unidad y también a Unidades Compartidas.

Desde ese momento, queda activado un análisis de archivos en busca de contenidos que generen alguna infracción respecto de las reglas establecidas. Ante esta situación, se emiten alertas u otras acciones para advertir al administrador lo que está ocurriendo. 

En la práctica, esto significa que en caso de que un usuario quiera compartir contenido sensible, se lo inhibe o se lo bloquea. También se pueden establecer advertencias, para que el usuario tome conciencia de su comportamiento riesgoso.

Se analizan Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y, en Formularios, archivos enviados como respuesta a preguntas de subida de archivos (por lo tanto, los encuestados podrían recibir advertencias o incluso no poder enviar el material si intentan subir contenido sensible) y contenido propio del formulario (preguntas y opciones).

Una maniobra disuasiva

DLP sirve tanto para auditar el uso en Drive de contenido sensible que los usuarios puedan haber compartido como para recopilar información sobre los archivos que hayan subido y que incluyen este tipo de contenido.

Pero también puede utilizarse como maniobra disuasiva: es un mecanismo para advertir directamente a los usuarios finales que no compartan contenido sensible fuera del dominio.

En caso de que ocurra un accidente, queda registrada la información sobre cualquier infracción cometida contra las políticas fijadas en DLP, con lo cual es más sencillo establecer responsabilidades.

DLP es la garantía de que todos los datos de tu organización están donde deben estar: a buen resguardo.

¿Estás pensando en utilizar DLP para prevenir la pérdida de datos? Tenemos un equipo de expertos que pueden ayudarte
 👇