Una buena comunicación con Google Workspace: cuando menos es más

Algunos consejos para que seas más eficaz a a la hora de enviar y recibir mensajes.

¿Alguien se puso a pensar en cuantos mensajes recibe al día, entre correos electrónicos, comentarios de documentos y redes sociales? Son demasiados. Hace poco hablamos de cómo gestionar adecuadamente los del mail. Hoy sumamos algunos consejos para ser más eficientes y tratar de disminuir la cantidad de idas y vueltas.

Un tema al que no siempre se le presta atención pero que es fundamental: cuanto más concreto sea el asunto de un correo, más eficaz se volverá todo. Las personas involucradas actuarán más rápido y se evitarán correos innecesarios con aclaraciones. Si cambia el tema de conversación, también debe modificarse el asunto, para que no se mezclen las cosas y sea más fácil recuperar información cada vez que resulte necesario.

Entre grupos y trampas

Quienes envíen correos electrónicos frecuentes a las mismas personas sobre un proyecto o tema, pueden ahorrar mucho tiempo a partir de la creación de un grupo con, precisamente, Grupos. Así, es posible mandar información o compartir archivos con todos los que integren ese grupo con un solo mensaje.

Algunas “trampas" son muy útiles para mejorar el día a día y reducir el agobio de tener demasiados mensajes pendientes: silenciar conversaciones de e-mail irrelevantes (en especial cuando nuestra participación ya pasó) con la tranquilidad de que si nos dirigen un correo volverá a la bandeja de entrada o posponer mails para responder más tarde y que aparezcan solo cuando
podamos ocuparnos de ellos son dos de las más comunes.


¿Y si charlamos un rato?

Otra gran estrategia es evitar la pulsión de mandar correos electrónicos ante cualquier tema: en ocasiones, una comunicación por chat o por videollamada permite resolver todo más rápido y sin acumulación de tareas pendientes. En ese sentido, el trabajo colaborativo en Espacios ofrece la flexibilidad para discutir todos los temas y encontrar soluciones en equipo. Si de todas formas la conversación arrancó por correo electrónico y se volvió sensible o compleja, es posible programar una reunión directamente desde la bandeja de entrada.

No se trata de atiborrar de mensajes a todo el mundo (en particular, porque si todos siguen esta estrategia, uno mismo quedará atiborrado de mensajes), sino de comenzar a pensar comunicaciones más eficaces con las herramientas más adecuadas para cada caso: Google Workspace, en ese sentido, ofrece numerosas opciones.

Todos los que debemos responder cientos (¿miles?) de mensajes al día lo sabemos: en la bandeja de entrada, cuanto más chica es la cantidad de tareas pendientes mayor es nuestra productividad. O, dicho de manera sencilla, menos es más.