Así como en la vida cotidiana, en una empresa (no importa su tamaño, lo mismo una PyME que una corporación global) el cambio es un hecho, inevitable y constante.
Las distintas corrientes de la administración de empresas comenzaron a tomar conciencia de este concepto en la segunda posguerra. Desde entonces, se han escrito libros y lanzado modelos de gestión del cambio que ya forman bibliotecas enteras. Estos modelos cobraron mayor relevancia a medida que el mundo se fue globalizando, el avance tecnológico acelerando, los recursos se volvieron más escasos y la competencia siguió intensificándose.
El mundo en general fluctúa, se torna más complejo, multiplica las opciones pero al mismo tiempo los conflictos a resolver. ¿Cómo se deben adaptar las organizaciones a estas mutaciones constantes?
Las respuestas de los expertos son muy variadas, pero coinciden en un puñado de puntos:
Primero: un cambio bien gestionado no tiene por qué ser negativo, sino por el contrario, debería ser deseable. Al menos si la organización busca mantenerse competitiva.
Lo segundo deriva de una palabra introducida en el párrafo anterior: ‘Gestión’. Implica no sólo considerar el gerenciamiento del cambio, sino particularmente, una sucesión de estadíos coordinados:
Detección temprana de la necesidad del cambio.
Planificación del proyecto.
Comunicación e involucramiento de los actores del cambio.
Monitoreo de avances.
Corrección de desvíos o rediseño del proyecto.
Medición del cumplimiento de los objetivos.
Mantenimiento de los logros.
La actitud de las personas frente a la transformación siempre será diferente, incluso en distintos momentos. Muchas veces hay resistencia de los miembros de un equipo al cambio de tecnologías o procesos. Sobre las formas de superarlo también se han escrito incontables volúmenes.
Estos enfoques y métodos se integran a su vez en una gran cantidad de modelos que se implementan para hacer diagnósticos, establecer metas, además de gestionar recompensas y reconocimientos. El objetivo final es afianzar y manejar el proceso de transformación de principio a fin buscando obtener las mejores métricas de aplicación.
Existe un vasto abanico de soluciones informáticas diseñadas para implementar esos proyectos, medir los avance en cada etapa y los resultados finales.
La clave de la innovación tecnológica es que se retroalimenta, No solo se requieren herramientas flexibles, adaptables a diferentes entornos o necesidades productivas de las empresas sino que se deben buscar esas mismas características en las herramientas de gestión de los procesos de implementación.
En esta marea de movilidad cobran protagonismo, en todo sentido, las soluciones con inteligencia artificial (AI) y virtualización dentro de un entorno de transformación digital.
Sin embargo, a los CEOs, CIOs, CFOs y responsables de HR, les será útil comprender que una transformación digital efectiva no involucra únicamente factores relacionados con la propia tecnología, sino que hay otro aspecto primordial: el talento de las personas.
Las formas en las que una compañía se comunica con sus empleados, los organiza, involucra, capacita y potencia tiene un rol fundamental en la ventaja que puede lograr en el nuevo escenario de transformación digital.
El punto es crucial: según la consultora Gartner, a fines de 2017 un 25% de las empresas había perdido valor en el mercado debido a su incapacidad para comprender la relevancia del negocio digital.
¿Cómo evitar o, al menos, minimizar este riesgo? Un buen enfoque a partir del cual se podrá definir cuál de todas las herramientas se adapta mejor a nuestro caso, llega desde Harvard.
La revista HBR (Harvard Business Review) sintetizó algunos parámetros que las empresas pueden adoptar a la hora de involucrar a todos los actores del cambio organizacional de manera satisfactoria:
Compromiso superior
La consigna de comenzar el cambio debe emanar del nivel superior de la organización. Por ejemplo, el puntapié inicial puede quedar a cargo del CIO, quien deberá brindar a sus colaboradores el conocimiento y los recursos para adaptar la compañía al nuevo contexto de la manera más eficiente, suave y menos traumática.
Los consumidores
El nuevo consumidor del SXXI cambia constantemente sus exigencias, lo cual implica una demanda permanente de adaptación de la estructura organizacional.
El e-commerce, la tienda on line, la optimización de los motores de búsqueda, los negocios en la nube, el big data, la publicidad on-line y los nuevos canales de distribución son factores que invitan a replantear la interacción dentro de la empresa y con los consumidores o clientes. Servicios en la nube, monitoreo de las redes sociales, cloud apps, mapeo de públicos usuarios son opciones de tecnología útiles.
Apreciar la agilidad
La capacidad de adaptación es clave. El cambio de las tecnologías y las necesidades de los consumidores se acelera cada vez más. Por lo tanto, lo importante es que los miembros del equipo se mantengan preparados y capacitados para adaptarse a ese ritmo.
La mejor forma de lograrlo es establecer un conjunto de actividades y comportamientos cotidianos, concretos, que les permitan actuar con la rapidez necesaria.
Diseño de la experiencia
Algunas compañías líderes recurren a técnicas de diseño de la experiencia del usuario para repensar las prácticas de los integrantes de su propio staff. Son, al fin de cuentas, sus clientes internos y deben sentirse cómodos al trabajar.
El objetivo es lograr una mejor comprensión de las motivaciones de los empleados y asegurarse de que cada uno tenga la oportunidad de participar del nuevo entorno.
Una vez definido qué cambio realizaremos, dónde y cuándo, será momento de definir quiénes lo harán y cómo. Delimitar un proceso concreto. Significa decidir qué herramientas se utilizarán. Las posibilidades van desde simples plantillas a aplicaciones medianamente o muy complejas. Por su versatilidad y acceso irrestricto crecen las preferencias de aplicaciones basadas en cloud computing.
Cualquiera sea el método, software o apps utilizadas, todas incorporarán datos básicos similares a éstos:
Descripción del cambio que se pretende
Quién lo solicita
Prioridades
Responsable o responsables del cambio
Cronología y metas
Detalles adicionales
Si la transformación digital en tu empresa recién está en sus inicios o bien ya pasaron unos años pero creés que requiere una gestión del cambio, hablemos.