Se habla tanto de “mayor productividad” dentro de las empresas que el término hasta quedó banalizado. Sin embargo, no se trata de una entidad abstracta ni inalcanzable: es posible aumentar la productividad de manera muy significativa. Y las alternativas de automatización inteligente que ofrece Google Workspace son una muestra de ello.
¿A qué llamamos “automatización”? A la capacidad de dejar de hacer manualmente esas tareas tediosas, aburridas y repetitivas que una computadora podría hacer mucho mejor, sin errores y de manera más eficiente.
Por ejemplo, Gemini, la IA generativa integrada a Google Workspace, es capaz de generar contenido de alta calidad casi a la velocidad de la luz. Así, los primeros bocetos para documentos, presentaciones o informes puede crearse en segundos. Sin síndrome de hoja en blanco ni bloqueos de ningún tipo. Luego, la creatividad humana antes de presentarlos hará la diferencia.
Menos administración, más valor agregado
La automatización nos permite ahorrar mucho tiempo en cuestiones administrativas. Puntualmente, la IA de Google nos ayuda a coordinar el Calendar, ya que encuentra de manera automática los horarios que sirven para todos los participantes.
También nos organiza los archivos priorizando los más relevantes. Esto no sólo agiliza las búsquedas sino que, más importante aún, evita que nos frustremos o que nos “colguemos” dos horas buscando algún documento en particular.
Cuando necesitamos asistencia técnica, nos encontramos ante un problema en el uso de las herramientas o se produce un error también, Gemini acude en nuestra ayuda: basta preguntárselo en lenguaje natural para obtener una respuesta.
Flujos de trabajo sin intervención humana
Una de las áreas donde Google Workspace brilla con IA es en la automatización de flujos de trabajo. Con Google Apps Script y la integración de APIs es posible diseñar procesos personalizados que conecten aplicaciones, extraigan datos y ejecuten tareas repetitivas sin intervención manual.
Por ejemplo, automatizar reportes mensuales que combinen información de Google Sheets, Gmail y Calendar. Estas integraciones eliminan la repetición, minimizan errores humanos y aumentan la eficiencia general.
En el minuto a minuto
En el trabajo cotidiano aparecen muchísimos otros casos en que podemos incrementar la productividad. Por ejemplo, en el envío de correos electrónicos con Gmail. Herramientas como Smart Reply y Smart Compose sugieren respuestas rápidas o autocompletan frases y nos ahorran varios minutos en cada interacción.
Google Meet hace muchas cosas por nosotros: transcripciones en tiempo real, subtítulos automáticos o la capacidad de ajustar automáticamente la calidad del video según el ancho de banda disponible son algunas de ellas. Mientras tanto, Spaces es capaz de sugerirnos hilos relevantes y priorizar mensajes para que los equipos se enfoquen en las tareas más urgentes.
Con la automatización inteligente ganamos muchísimo tiempo. Luego, vendrá la parte más importante: qué hacemos con él. En este último punto, radica el verdadero secreto de la “mayor productividad”.
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