La aceleración de la transformación digital los puso en el centro del escenario. Por esta misma razón -que se suman a las cuestiones históricas de trabajar con presupuestos exiguos y demandas exageradas-, los miembros del área de IT están desbordados. En épocas de exceso laboral y de demandas incrementales, poner un poco de orden es fundamental para cumplir en tiempo y en forma. Y Google Workspace viene a cubrir exactamente esa necesidad.
El uso de Hojas de Cálculo, por ejemplo, se puede aplicar para desarrollar un seguimiento sincrónico y en tiempo real de todos los proyectos en marcha, cuidando que se mantengan dentro de los tiempos y los presupuestos previstos, y con todos los participantes colaborando en línea, indicando sus niveles de avance o planteando problemas y sus posibles soluciones.
Pero no solo eso: Google Forms se convierte en una arma notable para que los usuarios puedan volcar nuevos requerimientos o reclamos, mientras que Google Sites, el servicio de intranet privado que permite a los usuarios cargar documentos y crear, controlar y entregar contenido digital a través de un navegador, es el medio ideal, intuitivo y fácil de usar para transmitir directivas o propiciar campañas de evangelización para mejorar el engagement, comunicar el avance de los proyectos o mejorar la adopción de las nuevas herramientas que se pongan a disposición de los usuarios.
Los equipos multidisciplinarios que se necesitan para abordar un nuevo proyecto (entre los propios miembros del equipo de IT, los representantes de los usuarios, los líderes de la organización y tal vez los integrantes de una consultora que esté dando soporte) pueden reunirse en salas de chat de Google Meet, interactuar de manera colaborativa en documentos que quedarán disponibles para todos al final de la sesión o incluso, gracias a la integración con Calendario, definir nuevos encuentros sin pasar horas analizando la disponibilidad de cada uno.
Las pizarras inteligentes Jamboard, en este sentido, permiten agregar estructuras de colores diferentes para que cada participante de un proyecto pueda seguir fácilmente cuáles son sus tareas, sus temas pendientes y sus próximos pasos sin tener que revisar un montón de contenido que no resulta pertinente para su actividad. Luego, la flexibilidad de crear unidades compartidas con diferentes tipos de acceso para distintos usuarios en Google Drive permitirá a cada persona acceder a los documentos relevantes según su rol en el proyecto y generará la seguridad de que ninguna persona no autorizada modifique o altere partes de la tarea que no condicen con sus responsabilidades.
En medio del exceso de demanda que viven las áreas de IT, cualquier herramienta que les permita ordenar el trabajo, atender los pedidos de los usuarios y mantener en alto la creatividad y la innovación será vista como un milagro. Nada mejor, entonces, que frotar la lámpara de Google Workspace.
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