En principio, todos los presupuestos y las propuestas del sector se pueden elaborar de manera colaborativa y dinámica con la aplicación Documentos. Cualquier intervención, aprobación o corrección quedará disponible de manera inmediata, ya que los usuarios acceden únicamente a la última versión, eliminándose así errores y confusiones. Si surgieran dudas o conflictos, bastará dirigirse al historial de revisiones, donde un exhaustivo registro de auditoría permite visualizar quién hizo cada cambio y en qué momento.
Del mismo modo, Presentaciones se consolida como una herramienta clave para exhibir propuestas y presupuestos visiblemente atractivas y fácilmente comprensibles. No hay que ser un experto en imagen o diseño: existen plantillas predeterminadas que permiten estructurar el contenido sin tener que consumir horas de tiempo. Tal como en el caso anterior, cualquier persona autorizada puede sugerir o realizar cambios que se verán reflejados inmediatamente en la presentación.
Estos espacios de colaboración e intercambio puede hacerse a través de videollamadas de Google Meet y, en vivo, compartir el enlace al documento o la presentación (vale también para Hojas de Cálculo), para que pueda ser editado en el mismo momento en que se debaten las ideas.
Gráficos y reportes: los números a la vista
Con Hojas de Cálculo es posible crear modelos financieros para analizar retornos de inversión, seguir la ejecución de los presupuestos (incluyendo los desvíos que puedan producirse, que pueden resaltarse en colores para generar alertas cuando se aproximen a algún límite o estén por debajo de un estándar aceptable) o analizar oportunidades de manera comparativa.
Por supuesto, todo este contenido se puede exhibir en gráficos de sencilla lectura, al igual que otros indicadores importantes para el sector: desde la evolución de las ganancias hasta las ventas por ciudad y desde los costos por sucursal hasta el estado mes a mes de la caja. Todo en un solo clic, a partir de la función Explorar también incluida en Hojas de Cálculo.
Funciones específicas
Las Hojas de Cálculo proveen numerosas funciones específicas para las áreas de Finanzas: desde ImportRange para transferir datos financieros de varias planillas a una sola hasta GoogleFinance, para incorporar cotizaciones, datos sobre inversiones o valores de determinadas monedas.
Por otra parte, la plantilla Xero Accounting Software es ideal para crear informes financieros y llevar los libros de cuentas y la plantilla Intuit Quickbooks permite controlar ingresos y gastos anuales de manera intuitiva.
Interacción con otras áreas
Una de las características de las áreas de Finanzas es el alto nivel de interacción con otros sectores: informar sobre el avance de objetivos hacia la alta gerencia, tomar datos de Ventas para poder estructurar los reportes, emitir comunicados hacia la propia Ventas, Marketing u Operaciones…
En este sentido, el uso de Grupos facilita la posibilidad de comunicar rápidamente a muchas personas a la vez, con la garantía de que solo aquellos que estén autorizados a ver una información específica (por ejemplo, cuando se trata de datos confidenciales o sensibles) podrán accederla. Para incorporar a alguien a Grupos, basta incluir su dirección de correo electrónico.
Además, las métricas, los presupuestos y los análisis financieros pueden publicarse en sitios internos gracias a Google Sites (de nuevo, controlando al extremo los permisos) y con Google Forms es posible establecer encuestas para obtener retroalimentación sobre qué tan importante o relevante resulta la información que reciben otras áreas.
Google Workspace aplicado a las áreas de Finanzas simplifica los cálculos, la presentación de presupuestos y reportes y la colaboración, aún cuando se trate de información muy sensible de la compañía. Es, en definitiva, una herramienta fundamental para que los números cierren siempre.
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