Gmail te ofrece numerosas herramientas para que gestiones tus correos electrónicos y te ayuda así a que respondas todo lo que sea urgente o importante.

“Si recibo un solo mail más, ya no sé qué voy a hacer”. Probablemente estés familiarizado con esta frase. La bandeja de entrada está a punto de explotar y aparece el riesgo de dejar mensajes importantes, urgentes o que combinen ambas características sin responder. Por suerte, tenemos Gmail, que nos permite gestionar nuestros correos electrónicos, priorizarlos y trabajar con la tranquilidad de tener todo al día.

Por ejemplo, nos permite etiquetar automáticamente los comentarios de los clientes o los mensajes relacionados con un proyecto, de forma que no se nos escape nada relacionado con eso. Lo mismo con correos electrónicos de personas importantes (sí, tu jefe califica como “persona importante”). 

Cuestiones de etiqueta

A partir de una etiqueta se puede crear una bandeja de entrada independiente.

Algunas mejores prácticas para evitar que se acumulen los correos. Primero, crear una bandeja de entrada para cada una de estas etiquetas: “Inmediatos” (mensajes que deben atenderse sin demoras), “Seguimiento” (temas que requieren aprobaciones, análisis, otras respuestas, colaboración) y “Sin apuro” (correos que pueden responder más tarde).

La opción “Prioritarios” permite dividir los correos automáticamente en tres secciones: “Importantes y no leídos”, “Destacados” y “Todo lo demás”. Esto se puede combinar con otra sección basada en etiquetas: “Del cliente X”, “De mi jefe”, etc.

Procrastinación aceptada

Por el contrario, si aparecen mensajes sin ninguna urgencia (como una newsletter), se pueden marcar para una lectura posterior. Y si un mensaje va a ser necesario en un momento en particular (detalles de una reunión, una reserva de hotel), se puede posponer para que aparezca al principio de la bandeja de entrada en el momento oportuno.

Por otra parte, podemos disminuir el número de correos entrantes, silenciando las conversaciones de correo electrónico irrelevantes, armando pestañas en la bandeja de entrada para categorizar los mensajes, filtrando invitaciones de Calendar o correos promocionales o, cuando mandamos un mensaje del que no pretendemos una respuesta, usando la opción “Enviar y archivar” disponible en la configuración de Gmail.

Los usuarios de Gmail ahora pueden decir: “Si recibo un solo mail más… usaré las herramientas que me da este correo electrónico para ser más productivo y eficiente”.

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