"Time is money”: es una frase que todos oímos miles de veces en diferentes ámbitos y hasta en films o series de Hollywood. Es una frase hecha, es verdad. Sin embargo, y aunque el mundo ha cambiado drásticamente su velocidad (o tal vez por esa misma razón) sigue tan vigente como durante la revolución Industrial y la primera mitad del S.XX.
Aunque ahora, en un momento de transformación digital, habría que agregar (si se nos permite la mezcla de idiomas): “Movilidad is money”, “Seguridad is money”, “Simplicidad is money". Abreviando...“Productividad is money”.
Hay muchas razones para mejorarla, pero un factor relevante es la tecnología.
Más allá de esta idea simple es importante pensar el efecto de la productividad: permite mejorar la calidad de vida de una comunidad, incrementar la rentabilidad de un proyecto y, como consecuencia, también la inversión y los índices de crecimiento de una industria o negocio.
¿Cómo puede ayudarnos G Suite? Analicémoslo desde tres niveles.
G Suite es, precisamente, un conjunto de aplicaciones directamente orientadas a aumentar la productividad de las empresas, desde las PyMEs a las grandes corporaciones, organizaciones de diversa naturaleza y también entidades educativas.
Son un conjunto de herramientas diseñadas desde su punto cero para volver más eficiente la comunicación, permitir el almacenamiento de datos o todo tipo de archivos en la nube, posibilitar el trabajo en equipo y garantizar la seguridad informática.
Sus funciones son muchas, de diversa relevancia para cada tipo de usuario, porque por sobre todas las cosas, la suite de Google es extremadamente flexible. Se puede adaptar a las necesidades de cada organización o a una función particular de un área, como por ejemplo para el manejo de RRHH.
Es por eso, que resumir sus funciones es un desafío, aunque una clave viene dada desde el mismo nombre: ¿qué es una ‘suite’? En informática, una suite es un conjunto de aplicaciones con un diseño uniforme y la capacidad de compartir datos entre ellas. En definitiva estamos hablamos de interrelación y unidad,
Pero, en resumidas cuentas, se enfoca en estas 4 funciones:
Conectar: para comunicar a todo el equipo de trabajo en tiempo real desde cualquier lugar del mundo en que se encuentre cada uno. Las herramientas integradas que lo permiten son G-Mail, Google Calendar, Google+, Hangouts Chat y Hangouts Meet.
Crear: te permite realizar todas las tareas necesarias para concretar un proyecto y alcanzar los objetivos trazados. Las aplicaciones a utilizar son Documentos, Hojas de Cálculo, Formularios, Presentaciones, Sites, App Maker y Keep.
Acceder: podrás almacenar todo tipo de archivos. Organizarlos de manera sencilla y acceder a ellos con unos simples clicks. A través de Google Drive y Google Cloud Search.
Controlar: con G Suite también tenés la posibilidad de administrar distintos niveles de usuarios y dispositivos de manera intuitiva, sin necesidad de ser un experto en redes y cybercrimen, ni convertirte en un paladín de la lucha contra los hackers: los expertos de Google ya lo están haciendo. Ellos, están al servicio de los usuarios de G Suite 24 x 7 x 365. Las herramientas con las que los usuarios de G Suite configuran su propia nube son Administrador y Vault.
Las tareas difieren de acuerdo a cargos, funciones y responsabilidades. ¿Cómo agilizarlas o sumarles valor?
Tomar decisiones: G Suite ayuda a los responsables de tomar las decisiones y a quienes los asesoran a trabajar más rápido porque acceden a la información de forma rápida y continua.
Calendarizar: con calendarios que se comparten en la nube, permite identificar en un solo vistazo cuándo estarán disponibles o no otros integrantes del equipo. También, se podrán programar reuniones, enviar invitaciones automáticamente por correo electrónico que luego aparecerán en los calendarios.
Armar reuniones: además de la opción que acabamos de mencionar, gracias a Hangouts Chat y Hangouts Meet, las reuniones son sencillas aun cuando los participantes se encuentren geográficamente muy distantes. La videoconferencia se puede establecer instantáneamente, de manera segura. Bastará con contar con una computadora, smartphone o tablet conectado a internet.
Colaborar a distancia en tiempo real: una de las grandes ventajas de G Suite es que, desde cualquier dispositivos móvil. se puede trabajar con varios integrantes de un equipo, en tiempo real, dentro de mismo documento y simultáneamente. El trabajo colaborativo puede hacerse aun sin estar conectado a internet - las actualizaciones ocurrirán cuando haya conexión- Por otra parte, quienes trabajen podrán ver las modificaciones a medida que se van ingresando. Al mismo tiempo, realizar consultas mediante un chat integrado e introducir comentarios al margen. Siempre y automáticamente se generará, además, un registro fácilmente visible de todas las acciones realizadas por cada miembro.
Organizar documentos, compartirlos con personas externas al equipo: el almacenamiento en drive es muy intuitivo, tiene buscadores y una capacidad flexible que se adapta a las necesidades. La plataforma permite además invitar a otros a consultar datos específicos, descargarlos si se les da permiso e incluso modificarlos sin necesidad de enviar adjuntos por e-mail.
Mantener datos sensibles protegidos: las herramientas y niveles de seguridad que permite establecer G Suite protegen por igual a las computadoras y los móviles. Si no lo sabía, Google utiliza la misma tecnología de uso interno para sus clientes. Por su parte, en cuanto a información, todos los e-mails y chats quedan archivados y es el administrador el que puede controlar esos registros.
G Suite es tecnología en la nube de última generación, es un Software as a Service. Utiliza IA y lleva a la actividad humana a un nuevo nivel.
Costos: demanda únicamente una fracción de los recursos que eran necesarios para instalar y mantener sistemas internos. Las empresas ya no deberán invertir tiempo ni dinero en tareas secundarias de mantenimiento y actualizaciones, escalado de infraestructura ni seguridad. Todas ellas ya están gestionadas por Google a través de toda su infraestructura.
Calidad: cualquier empresa puede usar la misma calidad tecnológica que un gigante informático como Google. La confiabilidad y el espacio de almacenamiento se multiplican virtualmente hasta el infinito. La funcionalidad o la rapidez de ejecución supera los niveles que podría obtener solo mediante hardwares o soluciones on premise.
Usabilidad: las interfaces de las herramientas que integran G Suite son sencillas. Están pensadas 100% para mejorar la experiencia de usuario. Con el acompañamiento adecuado, la resistencia al cambio dentro del equipo serán mínimos.
Innovación: es sabido que el mundo digital evoluciona permanentemente. Ya lo dijimos en otros blogs, el cambio es lo único constante. La tranquilidad de saber que las actualizaciones y upgrades se lanzarán de manera constante, es un diferencial para cualquier negocio.
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