La pandemia aceleró los proyectos de transformación digital: el trabajo se volvió remoto y las nuevas tecnologías adquirieron un rol fundamental para que las empresas continuaran desarrollando sus negocios y consolidaran su competitividad de cara al futuro. Las inversiones en plataformas tecnológicas que favorezcan la colaboración y la productividad ya no pueden retrasarse.
¿Las razones? Aquí, las diez principales:
1. Mayor compromiso de los empleados. Como el teletrabajo se adoptó por una cuestión de emergencia y no como consecuencia de un diseño estratégico, muchas empresas siguieron utilizando herramientas creadas para un mundo en el que el ámbito laboral era un espacio físico determinado, como la oficina. Así, muchos empleados “sufren en silencio” el hecho de no contar con soluciones ágiles y verdaderamente colaborativas para completar sus tareas. Resolver este punto es crucial para incrementar la retención y la fidelización de los equipos.
2. Pérdida de tiempo en la gestión de documentos. Los errores en este campo hacen que se desperdicie el 22% del tiempo útil de la fuerza laboral. Una herramienta que automatice esta tarea implica un incremento notable en la productividad y evita numerosos errores relacionados con esta tarea.
3. Dificultades para encontrar la información adecuada en el momento justo. Con sistemas dispersos y documentos que se intercambian infinitas veces por correo electrónico o por WhatsApp, la búsqueda de la información necesaria para la toma de decisiones toma un 50% más de tiempo que con una plataforma colaborativa.
4. Complicaciones con el espacio de almacenamiento. ¿Cómo dimensionarlo si los documentos y los contenidos se producen en diferentes aplicaciones, se comparten por correo electrónico y se guardan de manera duplicada? En general, las empresas suelen invertir de más “por las dudas” o calculan mal el volumen y se quedan sin espacio, lo que complica la actividad cotidiana y fuerza a nuevas inversiones que podían haberse evitado. La gestión centralizada de los documentos permite una mayor visibilidad del espacio de almacenamiento necesario y aproxima al pago por lo que verdaderamente se necesita.
5. Problemas para categorizar, ordenar o clasificar la información. Fuentes diversas y materiales dispersos consumen una enorme cantidad de tiempo y hacen que todo se vuelva más propenso a los errores.
6. Existencia de múltiples versiones de un mismo archivo. Un colaborador pasa un día completo trabajando y resulta que… se trataba de una versión antigua y que el documento actualizado tenía datos que no fueron contemplados. Esta realidad, cotidiana aún en muchas empresas, genera resultados muy por debajo de los óptimos y representa un obstáculo enorme para el avance de los proyectos. Con una plataforma como Google Workspace, existe la garantía de que todos trabajan sobre la misma versión.
7. Archivos expuestos a robo de información y otras amenazas. Las herramientas más antiguas requieren de una gestión de seguridad por separado, lo que exige a las empresas más recursos y cierta especialización en un área que está muy lejos de su core de negocios. Google Workspace provee gestión de seguridad de los archivos integrada.
8. Documentos modificados por personas que no forman parte del proyecto. Los permisos de acceso y edición de las plataformas verdaderamente colaborativas aseguran que solo las personas autorizadas pueden acceder a un documento.
9. Pérdida de datos. “Justo estaba terminando, no grabé, y se me colgó la aplicación”. Una frase escuchada hasta el cansancio y que representa enormes pérdidas de tiempo es parte del pasado en plataformas colaborativas online, que guardan registro continuo de los cambios, aún ante una falla en la conexión.
10. Superposición de agendas y problemas para acordar horarios de reunión. ¿Acaso existe algo más óptimo que un Calendario capaz de coordinar esos momentos en los que todos están disponibles?
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La tecnología en el mundo de los negocios acelera. No hay peor decisión en este momento que apretar el pedal del freno.
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