La misma historia de siempre: los deadlines están a la vuelta de la esquina, las exigencias se multiplican y el tiempo para resolver todo parece diluirse como la arena entre los dedos. ¡Buenas noticias! Con estas recomendaciones, vas a liberar bastante espacio en tu agenda.
- Ordenar tareas por fecha. Muy sencillo: a cada tarea se le agrega una fecha de vencimiento. Así, se pueden ordenar para entender, de un vistazo, a cuáles hay que darles prioridad o tratarlas con urgencia.
- Categorizar las tareas. En línea con lo anterior: crear listas con un nombre específico para agrupar diferentes tareas en categorías.
- Calendarizar de manera automática. Todas las tareas se pueden integrar en Calendar, para aseguraron que vamos a disponer del tiempo necesario para resolverlas.
- Tomar notas en Google Keep. Una solución sencilla y práctica para registrar todo lo que nos resulte importante mientras trabajamos con Calendar.
- Sumar tareas recurrentes. ¿Hay que preparar un mismo informe todas las semanas? ¿Es necesario repetir un llamado a un cliente para hacerle un recordatorio los miércoles por la tarde? ¿El equipo necesita que les indiquemos los objetivos del día cada mañana? Se pueden setear tareas recurrentes para que se repita a diario, por semana, por meses o por años.
- Programar “tiempo de concentración”. Es posible bloquear tiempo en Calendar para reducir distracciones y centrarnos en lo que tenemos que hacer.
- Dividir y vencer: las subtareas. Si un trabajo es muy complejo, se pude dividir en subtareas. Esto tiene dos beneficios: por un lado, que nos ayuda a organizarnos mejor. Por el otro, que podemos ir marcando cada subtarea a medida que la completamos, lo que nos otorga ese placer única de saber que nuestra lista de pendientes está en disminución.
- Agregar etiquetas a archivos de Drive. Esto te permite organizar, encontrar y aplicar políticas a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Se pueden aplicar hasta cinco etiquetas a cada archivo.
- Fijar fechas de caducidad del acceso a archivos. Ideal cuando se comparte un presupuesto, una propuesta con vencimiento un documento a personas ajenas a la organización.
- Usar Google Drive como inspector forense. Es posible acceder a los cambios hechos en tus archivos de Drive y llevar un seguimiento de quién hizo cada modificación.
Esto incluye comentarios dentro de un archivo, cambios en el nombre de un archivo o una carpeta, la aparición de un nuevo archivo o el hecho de compartir (o dejar de hacerlo) un nuevo elemento.
¿Te gustaron estas recomendaciones? ¡Tenemos muchas propuestas más para multiplicar la productividad en tu organización! Nuestro equipo de expertos espera tu contacto.
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