Un ejercicio de tolerancia: cómo colaborar con alguien que no usa Google Workspace

Algunos trucos, mecanismos y recomendaciones para no perder productividad ni capacidad colaborativa cuando debemos trabajar con usuarios de otras herramientas o plataformas.

El universo laboral se divide claramente en dos tipos de personas: las que aprovechan al máximo los beneficios en materia de colaboración, flexibilidad, seguridad y productividad que aporta Google Workspace y las otras. Sin embargo, no hay que perder rápidamente los estribos: existen diferentes mecanismos para que podamos seguir disfrutando de todas estas ventajas aún cuando trabajamos con usuarios de otras plataformas o herramientas.

A continuación, algunos tips básicos:

• Programar eventos o videollamadas con Calendar y enviar la invitación por correo electrónico: bastará hacer clic en el link que llegue para aceptarla, sin que importe si se trata de un usuario de Google Workspace o no.
  
  

• Lo mismo con Google Meet: cualquiera puede participar de una videollamada (a lo sumo, habrá que aprobar la solicitud de ingreso de un usuario “externo”).
  

• Google Workspace es compatible con los archivos de Microsoft Office: se pueden editar (incluso online en un navegador Chrome), incluir comentarios (desde Drive) y recibir las respuestas.

• Del mismo modo, los archivos de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones se pueden guardar en formato Office y compartir de esa manera (o viceversa).
  

• Por si lo anterior fuera poco, es posible compartir un archivo o una carpeta de Drive con cualquier persona a una dirección de correo electrónico. Quien no tenga una cuenta de Google recibirá una invitación por correo electrónico (con un PIN) para colaborar y podrá ver, editar incluir comentarios o sugerir cambios de manera directa (esta es una función que debe activarse previamente).
  

   

  Un dato no menor:

  Todos los intercambios con usuarios de otras plataformas son perfectamente seguros. Se pueden efectuar con controles de acceso de Drive, impidiendo descargas, impresiones o copias, o incluso fijando fechas de vencimiento para que no se pueda acceder al material cuando haya terminado el proyecto.

  Trabajar con usuarios de otras plataformas es sencillo. Y si bien muchos consideran que se trata de cuestiones técnicas de compatibilidad, los amantes de Google Workspace lo sabemos: esto es, más que nada, un profundo ejercicio de tolerancia hasta que aquellos que aún no encontraron la luz, puedan alcanzar con éxito su búsqueda.